Handwerksbetriebe stehen oft vor der Herausforderung, Anrufe zwischen Baustelle und Büro zu managen. Tooltime führt einen KI-gestützten Telefonassistenten ein, der eingehende Anrufe automatisiert bearbeitet, Kundenanliegen strukturiert erfasst und direkt in die Software überträgt. Dies verbessert die Erreichbarkeit und reduziert den administrativen Aufwand im Büro.
Tooltime
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Im Arbeitsalltag von Handwerksbetrieben ist das Telefon häufig eine Quelle von Unterbrechungen. Viele Anrufe können auf der Baustelle oder beim Kunden nicht direkt entgegengenommen werden. Potenzielle Aufträge gehen so verloren, und nach Feierabend müssen Mailboxen abgehört sowie Kundendaten manuell notiert oder ins System eingepflegt werden. Auch die direkte Annahme von Anrufen ist nicht immer effizient, da neben echten Kundenanfragen regelmäßig Werbeanrufe oder Anfragen zu fachfremden Leistungen eingehen. Die manuelle Qualifizierung und das Herausfiltern relevanter Anfragen binden dadurch administrative Zeit im Büro.
Funktionsweise des Assistenten
Der Tooltime Assistant ist ein KI-basierter Telefonassistent und Teil des digitalen Betriebssystems der Software. Er lässt sich direkt in den Tooltime-Einstellungen aktivieren. Betriebe richten eine Rufumleitung zum Assistant ein, wobei die Telefonnummer für Endkunden unverändert bleibt. Sie wählen eine Stimme für den Assistenten, hinterlegen Öffnungszeiten, eine Notfallnummer, ihr Gewerk und bis zu acht individuelle Fragen, an denen sich der Telefonassistent orientiert.
Ist der Tooltime Assistant aktiv, übernimmt er eingehende Anrufe und erfasst Anliegen, Adresse und Dringlichkeit. Aus den erfassten Daten lassen sich neue Kundendatensätze anlegen oder Anrufe bestehenden Projekten zuordnen. Der Assistant gleicht die Telefonnummer des Anrufers in Echtzeit mit der Tooltime-Kundendatenbank ab und ordnet bekannte Kunden automatisch der passenden Kundenakte zu. Äußert ein Anrufer ein akutes Problem, etwa einen Rohrbruch, erkennt die KI dies anhand des Gesprächsinhalts und leitet den Anruf direkt an die hinterlegte Notfallnummer weiter.
Vorteile für den Arbeitsalltag
Für jedes Gespräch ist optional das vollständige Transkript einsehbar. Die Software erstellt zudem eine kompakte Zusammenfassung. Betriebe sehen auf einen Blick, welche Anfragen zu einem Auftrag führen können, und können ihre Rückrufe entsprechend priorisieren. Kennzahlen wie die Gesamtzahl der Anrufe, Anrufdauer, Notfälle und Neukunden sind im zeitlichen Verlauf in einem Dashboard einsehbar. Dies ermöglicht einen Start in den nächsten Tag mit einer vorsortierten Übersicht offener Anfragen. Sharon Waldmann von Kais Autark Energie GmbH, die den Telefonassistenten getestet hat, beschreibt ihn als eine echte Arbeitserleichterung im Büro.
Strategische Bedeutung
Der Launch des Tooltime Assistant stellt einen weiteren Schritt in der KI-Strategie des Berliner Software-Unternehmens dar. Zuvor wurden bereits kleinere KI-Anwendungen, wie das automatische Auslesen von Eingangsrechnungen, eingeführt. Auf Basis der digitalen Infrastruktur, die Tooltime in den vergangenen Jahren aufgebaut hat, sollen administrative Prozesse entlang der Wertschöpfungskette eines Handwerksbetriebs schrittweise automatisiert werden. Weitere KI-Anwendungen sind für dieses Jahr geplant. Marcel Mansfeld erklärt, dass KI im Handwerk für Tooltime die Befreiung von repetitiven Büroaufgaben bedeutet.
Quelle: Tooltime / ml
