Wie man Abläufe im Betrieb per App als Videoanleitung allen zur Verfügung stellt.
In vielen SHK-Handwerksbetrieben ist Wissen einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren – und zugleich eine der größten Herausforderungen. Fachliche Abläufe, der Umgang mit Branchensoftware, interne Standards oder spezielle Arbeitsweisen werden häufig mündlich weitergegeben: im Büro zwischen Tür und Angel, auf der Baustelle oder im Rahmen kurzer Schulungstermine. Das Grundproblem dabei ist zweifach. Zum einen ist es organisatorisch aufwendig, alle Beteiligten zeitgleich zusammenzubringen. Zum anderen führt diese Form der Wissensweitergabe zwangsläufig zu Wiederholungen: Prozesse müssen immer wieder neu erklärt und vorgeführt werden, weil Mitarbeiter wechseln, Inhalte vergessen werden oder sich Abläufe ändern. Nachhaltiges Lernen findet so nur eingeschränkt statt.
Gerade beim Einsatz von Branchensoftware zeigt sich diese Problematik besonders deutlich. Egal, ob Angebotskalkulation, Auftragsanlage oder Zeiterfassung – die korrekte Bedienung der Software ist Voraussetzung für saubere Abläufe im Betrieb. Martin Sommer von eLearningPlus bringt es auf den Punkt: „Egal, welche Software man nutzt, man muss die Verwendung der Software dokumentieren.“ Gleichzeitig stecken viele Betriebe in einem klassischen Henne-Ei-Problem: Ohne definierte Prozesse ist Software schwer nutzbar, ohne Software lassen sich Prozesse nur schwer standardisieren.
Wissensdokumentation per Video statt wiederholter Erklärung
Eine digitale Lösung für diese Fragestellung bietet die Software Loom. Loom ist ein einfach zu bedienendes Tool zur Erstellung kurzer Erklärvideos, bei denen Bildschirm, Kamera und Ton gleichzeitig aufgezeichnet werden können. Ziel ist es, Wissen nicht mehr nur situativ weiterzugeben, sondern dauerhaft und jederzeit abrufbar zu dokumentieren.
Martin Sommer bezeichnet Loom deshalb als zentrale Software im Betrieb: „In meinen Augen ist das definitiv Loom.“ Der Grund: Mit Loom lassen sich Abläufe direkt dort erklären, wo sie stattfinden – etwa in der Branchensoftware. Ein Prozess wird einmal korrekt durchgeführt, dabei aufgenommen und anschließend als Video gespeichert. Dieses Video kann anschließend beliebig oft von Mitarbeitern angesehen werden.
So funktioniert Loom in der Praxis
Die Funktionsweise von Loom ist bewusst einfach gehalten. Nach dem Start der Software wählt der Anwender aus, ob der Bildschirm, die Kamera oder beides aufgezeichnet werden soll. Anschließend wird der gewünschte Ablauf Schritt für Schritt durchgeführt und gleichzeitig erklärt. Nach dem Beenden der Aufnahme wird das Video automatisch in der Cloud gespeichert, in der Dateigröße optimiert und steht sofort per Link zur Verfügung.
Die technischen Voraussetzungen sind gering: ein Computer oder Tablet mit Internetzugang, ein Mikrofon (meist im Gerät integriert) und ein Loom-Account. Videos können sowohl am Desktop als auch mobil per Smartphone oder Tablet aufgenommen werden.
Ohne definierte Prozesse ist Software schwer nutzbar.
Ein großer Vorteil im betrieblichen Alltag ist die einfache Weitergabe. „Ein Klick und ich kann den Prozess direkt mit einem Mitarbeiter teilen“, so Sommer. Zusätzlich lässt sich nachvollziehen, ob ein Video tatsächlich angesehen wurde – ein nicht zu unterschätzender Vorteil bei der internen Schulung.
Ein Beispiel aus dem SHK-Alltag
Ein typisches Praxisbeispiel ist das Anlegen eines neuen Kunden in der Branchensoftware. Statt diesen Vorgang jedem Mitarbeiter einzeln zu erklären, führt der Betriebsinhaber oder ein erfahrener Mitarbeiter den Prozess einmal selbst sauber durch und zeichnet ihn mit Loom auf. Dabei wird erklärt, welche Felder auszufüllen sind und warum diese Informationen wichtig sind. „Es geht nicht nur ums Machen. Es geht darum, dass man es sauber macht und das Verständnis dafür entwickelt“, betont Sommer.
Das entstandene Video kann neuen Mitarbeitern zur Einarbeitung bereitgestellt oder bei Rückfragen erneut herangezogen werden. So entsteht Schritt für Schritt eine interne Wissensbibliothek.
Vielfältige Einsatzmöglichkeiten
Neben klassischen Prozessanleitungen eignet sich Loom für zahlreiche weitere Anwendungen im SHK-Betrieb: neue oder geänderte Abläufe, Fehlervideos zur Erklärung typischer Probleme, Baustellendokumentationen, Besichtigungen, Angebotsbesprechungen, Aufgabenverteilung, Feedback oder die Erläuterung neuer Pläne.
Für den Aufbau der Videos empfiehlt Sommer eine klare Struktur: Zu Beginn kurz erklären, was im Video gezeigt wird, anschließend Schritt für Schritt langsam vorgehen und das Video möglichst kurz halten. Ideal sind maximal drei Minuten und nicht mehr als drei Lernziele pro Video.
Organisation und Kosten
In der Praxis hat sich bewährt, dass der Betriebsinhaber mit einem bezahlten Loom-Account arbeitet. Dieser bildet die Basis der Organisation. Mitarbeiter können mit kostenlosen Accounts eingebunden werden, sodass alle Videos zentral an einer Stelle verfügbar bleiben.
Fazit: Loom bietet SHK-Handwerksbetrieben eine praxisnahe Möglichkeit, Wissen dauerhaft zu sichern, Mitarbeiter effizient einzuarbeiten und wiederkehrende Erklärungen deutlich zu reduzieren – ein wichtiger Schritt hin zu strukturierten, digitalen Prozessen im Betrieb.
Der Podcast „Das Handwerk: Macht kurze Prozesse“ richtet sich gezielt an Inhaber, Führungskräfte und Entscheider in SHK-Betrieben, die ihre Abläufe effizienter gestalten und digitale Lösungen im Unternehmen sinnvoll einsetzen möchten. In kompakten Episoden von etwa 15 Minuten werden praxisnahe Themen behandelt, die den Betriebsalltag unmittelbar betreffen: Prozessoptimierung, Digitalisierung, Mitarbeiterschulung, Nutzung von Software und die Umsetzung strukturierter Arbeitsabläufe. Moderiert wird der Podcast von Dennis Jäger (Chefredakteur der SBZ) gemeinsam mit Martin Sommer (eLearningPlus/digi professionals GmbH). Die beiden Gesprächspartner bringen Erfahrung aus der Branche und aus der Praxis digitaler Prozesslösungen ein. Sommer betont in den Episoden immer wieder die Bedeutung klar dokumentierter Abläufe und stellt Beispiele vor, wie digitale Tools wie Loom dabei helfen, Wissen dauerhaft im Betrieb zu sichern.
Jede Folge vermittelt nicht nur theoretisches Wissen, sondern schließt auch mit konkreten Handlungsempfehlungen oder „Hausaufgaben“, die direkt im Betrieb umgesetzt werden können. Die gibt es in einer WhatsApp-Gruppe zum Download, der Link dazu ist auf der Podcastseite zu finden. Themen wie „Die wichtigste Software im Betrieb“ oder „Wer ist schuld, wenn Mitarbeiter etwas nicht können?“ geben praxisnahe Impulse für die tägliche Arbeit und regen dazu an, Prozesse kritisch zu hinterfragen und zu verbessern. Der Podcast ist auf allen gängigen Plattformen verfügbar, darunter Podigee und weitere Podcast-Apps, und eignet sich ideal für Betriebsinhaber, die in Pausen oder auf dem Weg zur Baustelle wertvolle Tipps und Impulse für die Optimierung ihrer Betriebsprozesse erhalten möchten.
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