Mit mobilen Anlagendokumentationen, Checklisten und Arbeitsprotokollen sparen Monteure Zeit – vor, während und nach Kundenbesuchen.
Drei Jahrzehnte Erfahrung in SHK und Photovoltaik bedeuten vor allem ständige Veränderung, Innovationsdruck und neue Anforderungen im Tagesgeschäft. Andreas Benedix, Geschäftsführer des Handwerksbetriebs AquaTherm, hat all das miterlebt und sich nie aus der Ruhe bringen lassen. Was ihn über all die Jahre konstant begleitet, ist der Fokus auf Produktivität. Besonders die Digitalisierung der Betriebsabläufe, maßgeblich durch mobile Software vorangetrieben, hat seine Teams flexibler und effizienter gemacht.
Wenn Andreas Benedix im lichtdurchfluteten Showroom seines Betriebs über die Zukunft des Handwerks spricht, stechen zwei vermeintlich gegensätzliche Perspektiven besonders hervor: eine absolute Klarheit über die herausfordernde Marktentwicklung und eine unaufgeregte Bestimmtheit, dass sein Betrieb erfolgreich bleiben und weiter wachsen wird.
Die Entwicklung der Branche stand im vergangenen Jahr unter keinem besonders hell strahlenden Stern. Die durchschnittliche Auftragsreichweite im Handwerk ist zurückgegangen. Auch der Trend rückläufiger Unternehmenszahlen hat sich weiter verstetigt. Trotz Neugründungen in den Bereichen SHK und Photovoltaik nahm die Gesamtzahl der existierenden Betriebe weiter ab. Auf der einen Seite kühlt der Markt ab. Auf der anderen Seite verschieben sich aber auch Aufgabenbereiche. Energieversorger, investorenfinanzierte „Start-ups“ und manche Hersteller drängen zunehmend in den klassischen Bereich der SHK-Handwerksbetriebe im Endkundensektor.
„Wenn ich lese, dass die Inbetriebnahme von Wärmepumpen heute zu mehr als 60 % durch die Hersteller erfolgt, werden die Handwerksbetriebe irgendwann nur noch die Lohnschrauber, die den Mittelteil machen“, beschreibt Benedix die größte Herausforderung für das Handwerk. „Vertrieb, Inbetriebnahme und Wartung übernehmen dann einfach die Hersteller. Ich glaube, wir werden eine exorbitante Veränderung erleben.“ Andreas Benedix bringt das trotzdem nicht aus der Ruhe. Sein Optimismus fußt dabei auf drei Faktoren:
der vollständigen Digitalisierung der administrativen Arbeitsschritte, sowohl im Büro als auch auf der Baustelle
der dadurch realisierbaren Produktivitätssteigerung seiner Mitarbeitenden, denn Zeit ist bekanntlich Geld
der Zuverlässigkeit gegenüber Kunden, die er mithilfe sauberer Abläufe gewährleisten kann.
Papier hat nur in Büchern Platz, nicht im Büro.
Bild: Andreas Benedix
Alle drei Faktoren gehen Hand in Hand. Für den Gründer und Geschäftsführer ist klar: Wer überleben will, muss den Kunden Qualität liefern, schnell sein und seine Abläufe profitabel im Griff haben. „Unsere Stärke ist die regionale Verbundenheit und dass wir schnell reagieren können. Wir pflegen die Verbindung zu unseren Kunden. Das ist gerade bei Wärmepumpen relevant, denn da kann man bei entsprechenden Außentemperaturen nicht einfach sagen, wir kommen in fünf bis sechs Tagen.“
Um genau diesem Anspruch gerecht zu werden, hat Andreas Benedix früh auf Digitalisierung gesetzt. Bereits seit dem Gründungsjahr 1994 arbeitet sein Team mit einem ERP-System. 2018 stellte er auch die Steuerung seiner Außenteams vollständig auf digitale, mobile Füße. Von der Kunden- und Anlagendatenpflege bis zur Auftragsdokumentation läuft alles über die sogenannte „Field Service Management Software“ und App von Simplias/mfr. Bei der Software steht die Abkürzung „mfr“ für „mobile field report“ (oder eben einfach für den Produktnamen selbst). Die Angebots- und Rechnungserstellung erfolgt – auch wenn selbst das in der Software möglich wäre – bei Benedix nach wie vor im alten ERP-System. Über integrierte Schnittstellen können die entsprechenden Informationen und Daten per Knopfdruck vom einen zum anderen System übertragen werden, ganz ohne doppelte Datenpflege, Informationsverluste oder Ausdrucke. „Papier hat nur in Büchern Platz, nicht im Büro“, sagt der Chef. Papier sei zwar geduldig, die Kunden aber eben nicht.
Die Digitalisierung durch die mobile, cloudbasierte Software und App schafft AquaTherm genau den Produktivitätsgewinn, der laut Benedix notwendig ist, um in der sich ändernden SHK- und PV-Branche erfolgreich sein zu können. Er kennt die Studien, die davon berichten, dass ein Großteil der Arbeitszeit im Handwerk für Verwaltungsaufgaben verschwendet wird. Und setzt mit der Digitalisierung genau da an. „Wenn meine Monteure am Tag eine Stunde produktiver sind, dann sind das bei 40 Monteuren pro Woche 200 Stunden“, rechnet Benedix vor. „Bei einem abrechenbaren Stundensatz von 70 Euro weiß man recht schnell, was das an Potenzial ist.“
Unsere Stärke ist die regionale Verbundenheit und dass wir schnell reagieren können.
Neben der Profitabilität ist auch das Wachstum von einer effizienten Auftragssteuerung abhängig. Ab einer gewissen Teamgröße bremsen alte Herangehensweisen, die in so vielen Handwerksbetrieben vorherrschen, jegliche Weiterentwicklung aus. „Bei uns sind jetzt 40 Mitarbeitende und acht Auszubildende draußen unterwegs. Die können wir nicht mehr telefonisch führen. Über die mobile Steuerung mit Simplias/mfr können wir dagegen bei Veränderungen alle am Auftrag Beteiligten zeitgleich informieren. Das ist wirklich ein Gamechanger.“ Dabei profitiert die Disposition auch von der Einsatz- und Routenplanung, die durch künstliche Intelligenz drei Informationen zusammenführt:
Fähigkeiten der Mitarbeitenden (Ausbildung, Zertifikate, Erfahrungen)
Anfahrtsstrecke vom Wohnort
Entfernung zu anderen Kundenterminen an diesem Tag.
Dadurch stellt die Disposition nicht nur sicher, dass die Mitarbeitenden verfügbar und optimal qualifiziert sind. Auch die Fahrzeiten und -kosten werden minimiert. Und die Kunden werden automatisch per E-Mail informiert.
Aufseiten der Monteure und Monteurinnen haben sich durch die mobile App sowohl die Fahrzeiten als auch der Verwaltungsaufwand stark verringert. Für die Aufträge muss heute niemand mehr zwingend ins Büro fahren. Stattdessen erhalten die Außenteams über ihre mobilen Endgeräte alle Termine, Routen, Kunden- und Anlageninformationen, Checklisten und Materiallisten. Leerfahrten sind dadurch eine Sache der Vergangenheit. Die projektbezogen anpassbaren Checklisten stellen auf der Baustelle sicher, dass die Arbeiten vollständig und korrekt durchgeführt und dokumentiert werden.
„Für uns sind die anwenderfreundliche, selbsterklärende Oberfläche und die vielen Schnittstellen entscheidend, um unsere Abläufe so schlank zu gestalten“, sagt Benedix. Das funktioniert trotz Cloudanbindung selbst dann, wenn das Netz gerade mal wieder nicht so will, wie man es braucht. Die App funktioniert auch im Offline-Modus. Die Synchronisation mit der Cloud erfolgt dann einfach, wenn der Empfang wieder stimmt. Und während die Außenteams direkt zur nächsten Baustelle fahren, kann das Büro bereits Servicebericht und Rechnung verschicken. „Das kommt gut an“, berichtet Benedix. „Die Kunden sind manchmal überrascht, dass sie von uns sofort eine automatisierte E-Mail erhalten, auch bei der Terminvergabe zum Beispiel. Das ist schon sehr positiv.“
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