Die elektronische Rechnung: 2 Formate im Vergleich

15.07.2021 | Druckvorschau

Die elektronische Rechnung vereinfacht Prozesse im Rechnungswesen. Im Folgenden werden zwei gängige Formate für sogenannte E-Rechnungen vorgestellt.

Durch elektronische Rechnungen sollen Bürokratie abgebaut und Abläufe vereinfacht werden.

Mit dem 2011 beschlossenen Steuervereinfachungsgesetz wurde der Grundstein für eine moderne und elektronische Rechnungsstellung gelegt, indem Papier- und elektronische Rechnungen für gleichwertig erklärt wurden. Um eine digitale Rechnung handelt es sich dann, wenn diese in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ziel ist es, die elektronische Weiterverarbeitung der Rechnung zu ermöglichen. Dem Gesetz nach ist eine E-Rechnung rechtskonform, wenn sie die allgemein gültigen Voraussetzungen aus § 14 Abs. 4 UStG erfüllt. Hierzu gehört etwa, dass die Identität des Rechnungsausstellers für Rechnungsempfänger klar erkennbar sein muss. Zudem müssen die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Darüber hinaus gelten die gleichen Regelungen zu Aufbewahrungsfristen oder zum Schutz personenbezogener Daten wie für Papierrechnungen.

Elektronische Rechnungsstellung seit November 2020 Pflicht

Die Entwicklung hin zur flächendeckenden Verbreitung von E-Rechnungen gewinnt zunehmend an Fahrt. Beschleunigt wird dies auch seitens der Europäischen Union. Mit ihrer Richtlinie 2014/55/EU verfolgt sie das Ziel, die Papierrechnung in der EU abzuschaffen. In Deutschland werden die Vorgaben der Richtlinie mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz in nationales Recht umgesetzt. Aus diesem Grund akzeptiert der Bund seit dem 27. November 2020 nur noch elektronische Rechnungen.

Zwei digitale Rechnungsformate sind dabei zu beachten: das ZUGFeRD-Format sowie die XRechnung. Für beide gelten die gleichen gesetzlichen Vorgaben wie für papierbasierte Rechnungen. Doch worin unterscheiden sie sich und welche Vorteile bieten sie jeweils?

Seit 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge des Bundes verpflichtend.

ZUGFeRD: Branchenübergreifend Rechnungen stellen

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wird vom namensgebenden Forum herausgegeben. Das branchenübergreifende Datenformat wurde mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) entwickelt. Gesetzlich basiert die ZUGFeRD-Rechnung auf der Richtlinie 2014/55/EU und auf der Norm DIN EN 16 931.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. „Hybrid“ bezieht sich hierbei auf die Lesbarkeit des Dokumentes: Eine entsprechende Rechnung besteht aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format sowie aus dem für Maschinen lesbaren XML-Format. Inhaltlich unterscheiden sich die Datentypen nicht. Die XML-Datei ist ins PDF eingebettet, sodass beim Versand immer beide Dateitypen verschickt werden. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann über verschiedene Wege übermittelt werden, sei es über E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download.

XRechnung für die Zusammenarbeit mit Bund und Behören

Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes Rechnungsformat. Hier gibt es keinen für den Menschen lesbaren Teil. Die XRechnung ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund (oder den Bundesbehörden). Sie basiert ebenfalls auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16 931 und erfüllt alle Voraussetzungen für eine Rechnungsstellung, wie sie die ab November gültige Verordnung vorgibt.

Nach vorheriger Registrierung durch den Nutzer wird die Rechnung über eine zentrale Rechnungseingangsplattform (Webservice) eingereicht. Neben der einfachen Handhabung bietet die Plattform einen weiteren wichtigen Vorteil: Eingereichte Rechnungen werden automatisch auf Fehler geprüft und im Bedarfsfall erhält das einreichende Unternehmen eine entsprechende Rückmeldung. So kann schnell reagiert und der Fehler im Dokument behoben werden. Lange Wartezeiten bis zum Eingang des Rechnungsbetrages werden so vermieden.

Vorteile des ZUGFeRD-Formats

· Rechnungen können elektronisch erstellt
und direkt übermittelt werden.

· Prozesse in der Rechnungsstellung
werden beschleunigt.

· Fördert die zügige Rechnungszahlung
sowie Liquidität.

· ZUGFeRD ist ein medienbruchfreies Datenformat.

· Die manuelle und fehleranfällige Übergabe
von Arbeitszetteln entfällt.

· Reduziert Kosten für Papier und in der
manuellen Bearbeitung der Rechnungsstellung.

· Spart beim herkömmlichen Versand
anfallende Wege sowie Portokosten.

· Schafft Platz in Aktenschränken und
fördert die elektronische Archivierung.

Vorteile des XRechnung-Formats

· Ermöglicht digitalen und papierlosen Prozess
für die Rechnungsstellung.

· Manuelle Aufwände auf beiden Seiten
werden reduziert.

· Durchlaufzeiten in der Rechnungsabwicklung
werden verkürzt.

· Dank schnellerer Rechnungsstellung werden
Rechnungen schneller beglichen.

· Porto- sowie Papierkosten fallen weg.

Fazit

Handwerkersoftware hilft, die Vorteile der E-Rechnung zu nutzen. Während das ZUGFeRD-Format besonders für die digitale Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen zu empfehlen ist, ist die XRechnung für die Zusammenarbeit mit Behörden und Verwaltungsorganen geeignet. Unabhängig vom Format bietet die Rechnungsstellung auf digitalem Wege so viele Vorteile, dass sie sich mit Sicherheit weiter etablieren wird. Handwerksbetriebe, die ihre Digitalisierungsstrategie mit einer passenden Branchenlösung vorantreiben möchten, sollten bei der Anschaffung also darauf achten, dass die Lösung die elektronische Rechnungsstellung unterstützt. Weitere Infos unter:

www.moser.de

Dieser Artikel erschien zuerst in der Heftausgabe 08-2020 der SBZ unter dem Titel „Die elektronische Rechnung“.

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