Matthias Niehaus
Wie bringt man Digitalisierung ins Handwerk, ohne erhobenen Zeigefinger und komplizierte Technik-Erklärungen? Matthias Niehaus hat dafür eine ungewöhnliche Lösung gefunden. Er tritt als AIronman an, die SHK-Handwerkerwelt zu retten. Der direkte Bezug zum Comic- und Kinohelden Ironman ist durchaus gewollt: Eine Kunstfigur mit einer Mission. Im Gespräch mit der SBZ erzählt er, was alles dahintersteckt.
SBZ: „AIronman" klingt nach Superheld mit Notebook: Mit welcher Superkraft würdest du einen SHK-Betrieb zuerst unterstützen?
Matthias Niehaus: Mit der langweiligsten Superkraft von allen – und der wertvollsten: Zeit zurückgeben. Der klassische SHK-Chef verbringt zwei, drei Stunden am Tag mit Kram, den er gar nicht machen müsste – Angebote tippen, Telefon, Zettel sortieren, Dokumentation abends nachholen. Meine erste „Superkraft" ist ein unsichtbarer Assistent, der genau diesen Kleinkram übernimmt, plus die Klarheit, wo der Betrieb gerade wirklich steht. Nicht das nächste Gadget – sondern der Überblick, der den Chef vom Feuerwehrmann zurück zum Unternehmer macht. Wir helfen dem Betrieb, Prozesse zu strukturieren und Systeme aufzubauen und erstellen dem Betrieb einen „Jarvis“ (eine funktionierende Unternehmenszentrale).
SBZ: Wenn du morgens in einen typischen Handwerksbetrieb kommst: Woran erkennst du in den ersten fünf Minuten, ob dort Prozesse laufen oder ob eher Freestyle auf WhatsApp und Zuruf läuft?
Niehaus: An ganz einfachen Dingen. Wie wird das Telefon angenommen – klingelt es zehnmal und dann rennt jemand hektisch ran? Liegt auf dem Schreibtisch ein Zettelchaos oder ist alles im System? Ich stelle dem Chef eine einzige Zahl-Frage, zum Beispiel: „Was war dein Deckungsbeitrag letzten Monat" – kommt eine Antwort oder ein Schulterzucken? Und ich zähle mit, wie oft er im Gespräch unterbrochen wird, weil jeder alles bei ihm abholt. Wenn die Baustellenabsprache im WhatsApp-Verlauf hängt, weiß ich Bescheid: Das ist kein Prozess, das ist Zuruf.
SBZ: Der SHK-Alltag ist oft ein Mix aus Projektabwicklung, manchmal Notdienst und fehlendem Material bei mittelmäßig effektiven Abläufen. Wo kann Digitalisierung wirklich helfen?
Niehaus: Nicht bei den glänzenden Spielereien, sondern bei den unsichtbaren Zeitfressern. Der Weg von der Anfrage über das Angebot bis zur Rechnung – ohne dass Daten dreimal neu abgetippt werden. Die Materialdisposition, damit weniger Leerfahrten entstehen und auf der Baustelle nichts fehlt. Die Dokumentation direkt per Handy vom Bau, keine Stundenzettel die abgetippt werden müssen, abends im Büro. Und die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle. Beim Notdienst geht es schlicht um Erreichbarkeit. Genau da liegt das Geld – nicht auf dem Zettel, wo die Rechnung und die Mahnung am Ende händisch angestoßen werden müssen. Das ist übrigens auch mein Problem mit den ganzen Branchenlösungen in der SHK-Softwarewelt!
SBZ: Viele Chefs sagen: „Für neue Software und KI habe ich wirklich keine Zeit." Ist das der klassische Satz kurz vor dem Erweckungserlebnis?
Niehaus: Ja, das ist der Klassiker – und genau dieser Satz ist das Symptom, nicht der Grund. Wer keine Zeit hat, arbeitet im Betrieb statt am Betrieb. „Keine Zeit für Digitalisierung" heißt übersetzt: Ich säge mit einer stumpfen Säge und hab keine Zeit, sie zu schärfen. Das Erweckungserlebnis kommt in dem Moment, in dem wir die erste Stunde am Tag zurückholen. Ab da fragt keiner mehr, ob er Zeit hat – sondern warum er nicht schon früher angefangen hat.
SBZ: Du sagst: erst Prozesse klären, dann digitalisieren. Welche drei Abläufe sollte ein Betrieb unbedingt sortieren, bevor er Anwendungen digital einbindet?
Niehaus: Erstens: der Weg von der Anfrage am Telefon / Mail bis zur Rechnung – wer nimmt die Anfrage an, wer macht das Angebot, wie wird beauftragt, wann geht die Rechnung raus. (kann das auch ein KI-Mitarbeiter)? Zweitens: die Materialdisposition und der Einkauf – wer bestellt was, wann und wohin (macht die KI schon Bestelllistenvorschläge)? Drittens: die Baustellen- und Zeitdokumentation – was wurde gemacht, wie lange, mit welchem Material. Damit dann die Stunden automatisch in die Rechnung und zum Lohnbüro automatisch übermittelt werden. Das ist die Grundlage für eine ehrliche Nachkalkulation. Wenn diese drei Abläufe sauber sind, machen System und Software Spaß. Vorher digitalisiert man nur das Chaos – und hat dann ein noch schnelleres und größeres Chaos.
Matthias Niehaus
SBZ: KI wird oft als Wundermittel verkauft. Welche Aufgaben kann sie im Handwerksbüro schon heute sinnvoll übernehmen – und bei welchen sollte man sie lieber nicht ranlassen?
Niehaus: Heute schon sinnvoll: Angebote und Standardtexte vorschreiben, E-Mails vorsortieren und beantworten, das Telefon annehmen und Termine machen, Angebote auswerten und nachkalkulieren, Dokumentation aufbereiten, Leistungsverzeichnisse lesen. Lieber nicht ranlassen an die finale Preis- und Kundenentscheidung, an die technische Verantwortung und Haftung und an die Beziehung zum Kunden. Und nie blind: KI liefert Vorschläge, der Mensch entscheidet und unterschreibt. Ich sage immer: KI ist der beste Praktikant der Welt – aber deinen Namen setzt du drunter, nicht er.
SBZ: Telefon klingelt, Mitarbeiter fragt was, Kunde wartet aufs Angebot: Ist der Chef im Handwerk manchmal weniger Unternehmer und mehr menschliche Vermittlungsstelle? Wie kommt man da raus?
Niehaus: Sehr treffend. Der Chef ist oft der Klebstoff, durch den alles läuft – und damit auch der Flaschenhals. Rauskommen tut man über drei Dinge: klare Zuständigkeiten (wer darf was entscheiden), definierte Prozesse, und erst dann Werkzeuge und KI, die die Standardfragen abfangen. Das Ziel ist einfach messbar: Der Betrieb läuft weiter, auch wenn der Chef zwei Wochen weg ist. Solange jede Frage beim Chef landet, hat er sich keinen Betrieb gebaut, sondern einen sehr teuren Arbeitsplatz.
SBZ: Was hältst du von KI-Telefonassistenten – sind das quasi schon Vorstufen des AIronman?
Niehaus: Absolut, das ist eine perfekte Vorstufe. Der häufigste verlorene Auftrag im Handwerk ist der, bei dem keiner rangeht. Ein KI-Assistent, der rund um die Uhr abnimmt, Namen und Anliegen aufnimmt und einen Termin setzt, holt genau das Geld rein, das sonst beim Wettbewerber landet. Wichtig ist nur: gut gemacht, nicht als billiger Roboter, der die Kunden vergrault. Als Einstieg ins Thema ist das ideal – da spürt der Chef zum ersten Mal, dass ihm etwas Arbeit abgenommen wird, ohne dass ein Kunde verloren geht.
SBZ: Digitalisierung scheitert selten an der Technik allein. Was sind die häufigsten menschlichen Stolperfallen – und wie nimmt man ein Team mit, das bei jeder neuen App vorsorglich abschaltet?
Niehaus: Die häufigsten Stolperfallen sind die Angst („werde ich ersetzt?"), das „haben wir immer so gemacht", zu viel auf einmal – und ein Chef, der es selbst nicht vorlebt. Das Team nimmt man mit, indem man klein anfängt, mit einem sichtbaren Problem, das die Leute selbst nervt. Man zeigt den Nutzen konkret („du sparst dir die Zettelwirtschaft"), bezieht die Leute ein, statt sie zu überfahren, und der Chef geht voran. Menschen wehren sich nämlich nicht gegen Veränderung – sie wehren sich dagegen, verändert zu werden.
SBZ: Beim Thema Preise und Nachkalkulation wird es schnell unromantisch. Warum sind saubere Daten und klare Prozesse am Ende vielleicht wichtiger für den Gewinn als der nächste große Auftrag?
Niehaus: Weil Umsatz Eitelkeit ist und Gewinn Verstand. Der nächste Großauftrag mit schlechter Marge bringt dich schneller um, als gar kein Auftrag – er bindet Liquidität und Leute und macht am Ende Minus, was du erst Monate später merkst. Saubere Daten zeigen dir, wo du wirklich verdienst und wo du draufzahlst. Ohne Nachkalkulation kalkulierst du das nächste Angebot mit demselben Fehler wie das letzte. Prozesse und Zahlen sind der ganze Unterschied zwischen „viel zu tun" und „viel verdient".
SBZ: Zum Schluss die AIronman-Frage: Wenn du dem SHK-Handwerk für die nächsten fünf Jahre nur ein Upgrade installieren dürftest – welches wäre es und warum?
Niehaus: Ein zentrales Nervensystem: ein System, in dem alles zusammenläuft und das dem Chef jederzeit in Echtzeit sagt, wo der Betrieb steht – Aufträge, Auslastung, Marge, Liquidität. Nicht zehn Insellösungen, sondern eine Kommandozentrale (wie der Jarvis eben beim Ironman). Warum? Weil daraus alles andere folgt: bessere Entscheidungen, weniger Bauchgefühl, und der Chef bekommt seine Rolle als Unternehmer zurück, statt oberster Feuerwehrmann zu sein. Das ist der eigentliche AIronman-Anzug – kein Gadget, sondern der Überblick, der dich vom Getriebenen zum Steuermann macht.
SBZ: Matthias, besten Dank für die Einblicke.
