Die Anmeldung einer Minijobkraft ist über das SV-Meldeportal möglich (kostenpflichtig). Dabei handelt es sich um ein Onlineportal der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG). Das SV-Meldeportal bietet die Möglichkeit, Meldungen und Beitragsnachweise zu erstellen und verschlüsselt zu übermitteln. Für die einmalige Registrierung und für jede weitere Anmeldung danach ist ein Elster-Organisationszertifikat notwendig. Ein von der ITSG geprüftes und zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm lässt sich hierfür ebenfalls nutzen.
Eine Voraussetzung für die Anmeldung ist eine Betriebsnummer, die bei der Agentur für Arbeit beantragt werden kann. Die Voraussetzung für eine Betriebsnummer wiederum ist das Vorhandensein einer Unternehmensnummer. Diese ist bei der zuständigen Berufsgenossenschaft zu beantragen. Nachdem diese bürokratische Einstiegshürde überwunden wurde, ist es sinnvoll, sich im Detail mit den anfallenden Beiträgen, Umlagen und Steuern auseinanderzusetzen.
Höhe der Abgaben
Bei den gewerblichen Minijobs trägt das SHK-Handwerksunternehmen die Hauptlast der Abgaben. Dazu zählen pauschale Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung, Umlagen und Steuern an die Minijob-Zentrale sowie zusätzlich Unfallversicherungsbeiträge an die Berufsgenossenschaft. Der Abgabenanteil am Minijobverdienst beträgt für den Arbeitgeber in der Regel 31,47 %. Mit einem Beitragsnachweis meldet das Unternehmen die Abgaben über das SV-Meldeportal oder über ein Entgeltabrechnungsprogramm an die Minijob-Zentrale.
Neben dem klassischen Minijob mit einer Verdienstobergrenze gibt es auch kurzfristige Beschäftigungen. Der Unterschied zwischen beiden Beschäftigungsformen besteht darin, dass ein Minijob eine feste Verdienstobergrenze von aktuell 603 Euro im Monat besitzt. Die Minijob-Verdienstobergrenze ist seit Oktober 2022 dynamisch und wird automatisch an den gesetzlichen Mindestlohn angepasst. Bei einer kurzfristigen Beschäftigung entfällt diese Verdienstobergrenze und die Beschäftigung ist zeitlich auf maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage pro Kalenderjahr begrenzt. Bei kurzfristigen Beschäftigungen fallen deutlich geringere Abgaben für SHK-Handwerksunternehmen an.
Doch welchen Anteil trägt die Minijobkraft? Beim gewerblichen Minijob mit Verdienstobergrenze trägt die Minijobkraft nur einen Eigenanteil von 3,6 % des Verdienstes, sofern sie nicht für die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht optiert hat. Möchte sie keine freiwilligen Rentenversicherungsbeiträge zahlen, trägt die Minijobkraft selbst keine Abgaben. Bei der kurzfristigen Beschäftigung hat die Minijobkraft prinzipiell selbst keine Abgaben zu tragen. Die folgenden Ausführungen thematisieren nur den Minijob mit Verdienstobergrenze und nicht die kurzfristige Beschäftigung.
Abgabenarten im Überblick
Interessant zu wissen ist, welche Abgaben auf den Arbeitgeber im Einzelnen zukommen, wenn beispielsweise eine Buchhalterin im Büro eines SHK-Handwerksunternehmens als Minijobberin tätig wird. Es sind zu bezahlen:
Die Insolvenzgeldumlage von derzeit 0,15 % soll die Minijobkraft im Fall einer Insolvenz des SHK-Handwerksunternehmens finanziell absichern. Betroffene Minijobkräfte erhalten von der Agentur für Arbeit maximal drei Monate lang Insolvenzgeld als Ausgleich für ihren ausgefallenen Verdienst.
Die Beiträge, Umlagen und die Pauschalsteuer lassen sich mit dem Minijob-Rechner der Minijob-Zentrale berechnen. Alternativ zur oben genannten Pauschalsteuer, die an die Minijob-Zentrale zu zahlen ist, hat der Arbeitgeber eine Wahlmöglichkeit bei gewerblichen Minijobs mit Verdienstobergrenze. Die Besteuerung kann auch individuell nach der Lohnsteuerklasse der Minijobkraft direkt ans Finanzamt erfolgen.
Fälligkeitstermine
Nicht übersehen werden sollten die Fälligkeitstermine für gewerbliche Minijobs. Die anfallenden Beiträge sind monatlich fällig. Die Höhe der Beiträge für die Minijobkraft ist ebenfalls monatlich festzusetzen. Mit dem sogenannten Beitragsnachweis sind die Beiträge an die Minijob-Zentrale zu melden. Der Beitragsnachweis muss dabei spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstages des Monats vorliegen. Für den Zeitpunkt der Zahlung ist die Beitragsfälligkeit entscheidend: Die Beitragszahlung muss spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats bei der Minijob-Zentrale eingehen.
Im Kontext der Beschäftigung von Minijobkräften kann es auch freiwillige Einmalzahlungen geben. Hierzu gehören beispielsweise das Urlaubsgeld oder das Weihnachtsgeld. Derartige Sonderzahlungen gehören zum Verdienst. Für den Arbeitgeber werden die Abgaben aus einer Einmalzahlung in dem Monat fällig, in dem das einmalige Arbeitsentgelt ausgezahlt wird. Unpünktlichkeit wird bestraft: Für jeden angefangenen Verzugsmonat wird ein Säumniszuschlag von 1 % des rückständigen Betrags erhoben.
Übertragung des Beitragsnachweises
Mit dem Beitragsnachweis im Minijob weist das SHK-Handwerksunternehmen die Summe aller Abgaben nach, die in einem Kalendermonat insgesamt für alle Minijobkräfte angefallen sind. Die Abgaben werden somit nicht personengebunden, sondern als Gesamtbetrag bezahlt. Die Übermittlung des Beitragsnachweises erfolgt per elektronischer Datenübertragung über das SV-Meldeportal – mit all seinen Ausfüllherausforderungen – oder über ein geprüftes und zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm.
Um diese Pflicht zu erfüllen, muss das SHK-Handwerksunternehmen bei Verwendung des SV-Meldeportals eine Gebühr bezahlen. Im Rahmen des „Single-Mandanten-Modells“ beträgt diese 36 Euro für eine Nutzungsdauer von 36 Monaten zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Diese Gebühr beinhaltet den Austausch beliebig vieler Meldungen für eine einzige Betriebsnummer. Für mehrere Betriebsnummern ist das „Multi-Mandanten-Modell“ für 99 Euro zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer zu wählen.
Dabei sind unter anderem Angaben zu Betriebsnummer, Steuernummer, Rechtskreis, Dauerbeitragsnachweis, Zeitraum, Beiträgen, Umlagen und einheitlicher Pauschalsteuer zu machen. Die Höhe der Beiträge, Umlagen und gegebenenfalls der einheitlichen Pauschalsteuer aller Minijobkräfte ist im Einzelnen einzutragen. Die Gesamtsumme errechnet das Programm automatisch.
Formulararten und Umlagen
Der Beitragsnachweis ist aber nur eines der bestehenden Formulare. Es gibt Formulare zur Anmeldung, Abmeldung, gleichzeitigen An- und Abmeldung, Jahresmeldung, Jahresmeldung zur Berufsgenossenschaft, Unterbrechungsmeldung, Meldung in Insolvenzfällen und zur sonstigen Entgeltmeldung. Kleine SHK-Handwerksunternehmen nutzen diese Formulare manchmal nur einmal jährlich. Mangels Routine und aufgrund der Unverständlichkeit der erforderlichen Formulareingaben können solche Vorgänge zu einer nervenaufreibenden Nebenbeschäftigung werden.
Minijobkräfte haben Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sowie auf finanzielle Absicherung bei Mutterschaft. Ist eine Minijobkraft schwanger, hat sie im Fall eines Beschäftigungsverbotes Anspruch auf Mutterschutzlohn. Sie kann während der Schutzfristen Anspruch auf einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld haben. Um dem SHK-Handwerksunternehmen als Arbeitgeber keine unzumutbaren Kosten aufzubürden, ist die Arbeitgeberversicherung der Knappschaft-Bahn-See Pflicht.
Arbeitgeber nehmen am Umlageverfahren der Arbeitgeberversicherung der Knappschaft-Bahn-See teil, indem sie monatlich die zwei Umlagen U1 und U2 bezahlen. Die Folge ist, dass der Arbeitgeber die Aufwendungen im Ausgleichsverfahren anteilig oder vollständig erstattet bekommt. Im Einzelnen bedeutet das, dass mit der Umlage U1 ein Anspruch auf Erstattung der Aufwendungen für die Lohnfortzahlung bei Krankheit in Höhe von 80 % durch die Arbeitgeberversicherung entsteht. Am Verfahren der Umlage U1 nehmen alle Arbeitgeber teil, die nicht mehr als 30 Minijobkräfte beschäftigt haben.
Mit der Umlage U2 erwirbt der Arbeitgeber Anspruch auf die vollständige Erstattung der Aufwendungen für den Mutterschutzlohn bei Beschäftigungsverboten und für den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nach dem Mutterschutzgesetz. Im Gegensatz zur Umlage U1 ist die Umlage 2 immer Pflicht – und zwar unabhängig von der Betriebsgröße. Außerdem ist sie auch für männliche Minijobkräfte zu zahlen.
Unabhängig davon, ob und bei welcher Krankenkasse die Minijobkraft versichert ist, stellt die Arbeitgeberversicherung der Knappschaft-Bahn-See die zuständige Ausgleichskasse dar. Bei ihr ist die Erstattung zu beantragen. Der Antrag auf Erstattung ist über das SV-Meldeportal oder über das individuelle Entgeltabrechnungsprogramm zu stellen.
Arbeitsrechte bei gewerblichen Minijobs
Der Gesetzgeber misst den Arbeitsrechten von Minijobkräften große Bedeutung bei. Es wäre ein Trugschluss, als SHK-Handwerksunternehmen arbeitsrechtlich erheblich einfachere Regelungen zu erwarten, wenn man verstärkt Minijobkräfte einsetzt. Aus anderen Gründen kann die Beschäftigung von Minijobkräften jedoch durchaus Vorteile bringen.
Die arbeitsrechtlichen Regelungen zum Urlaubsanspruch, Kündigungsschutz oder Mindestlohn orientieren sich am Grundsatz der Gleichbehandlung und entsprechen weitgehend denen von Vollzeitbeschäftigten. Eine Ausnahme besteht, wenn es einen sachlichen Grund für eine Ungleichbehandlung gibt (§ 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz). Dazu zählen beispielsweise die Arbeitsleistung, Qualifikation, Berufserfahrung oder unterschiedliche Arbeitsplatzanforderungen.
Ein Arbeitsvertrag bei der Beschäftigung einer Minijobkraft ist nicht zwingend abzuschließen. Allerdings wird vom Arbeitgeber gefordert, der Minijobkraft spätestens einen Monat nach Arbeitsbeginn einen schriftlichen Nachweis mit den wesentlichen Arbeitsbedingungen auszuhändigen. Damit wird geregelt, woran sich beide Parteien zu halten haben. Schriftliche Vereinbarungen wirken meist konfliktminimierend. Die Minijob-Zentrale stellt bei den Formularen auf ihrer Website auch Musterarbeitsverträge zur Verfügung. Empfehlenswert ist das Abschließen eines Arbeitsvertrages durchaus.
Rentenversicherungspflicht
Der Aspekt der Rentenversicherung ist im Kontext von gewerblichen Minijobs in zweierlei Hinsicht von Bedeutung. Zum einen stellt sich aus Sicht der Minijobkraft die Frage, ob es sinnvoll ist, freiwillige Rentenbeiträge zu zahlen, die dann im späteren Rentnerdasein Vorteile erbringen. Zum anderen bringt die demografische Entwicklung und die damit einhergehende Alterung der Gesellschaft immer mehr Rentner mit sich, die im Alter noch arbeiten müssen oder wollen.
Gewerbliche Minijobs mit Verdienstobergrenze sind grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, kurzfristige Beschäftigungen nicht. Im Gegensatz zum Arbeitgeber, der einen Rentenbeitrag von 15 % trägt, können sich Minijobkräfte auf Antrag von der Zahlung ihres Rentenbeitrages in Höhe von 3,6 % befreien lassen.
Mit der Zahlung von Rentenversicherungsbeiträgen erhält die Minijobkraft Anspruch auf die Anrechnung auf die Rente, und zwar für den vollen Verdienst aus dem Minijob. Damit erhöht sich die spätere Rente etwas. Ferner kann die Minijobkraft die staatliche Förderung für die private Altersvorsorge nutzen. Die Minijobkraft erwirbt die volle Anrechnung ihrer Beschäftigungszeiten in Form von Wartezeiten bei der Deutschen Rentenversicherung.
Ferner haben Minijobkräfte Anspruch auf die betriebliche Altersversorgung in Form von Entgeltumwandlung. Das bedeutet, dass sie Teile ihres Bruttogehalts in die betriebliche Altersvorsorge einzahlen und dabei Steuern und Sozialabgaben sparen können. Darüber hinaus bezahlt die Deutsche Rentenversicherung das Übergangsgeld bei medizinischen Reha-Maßnahmen. Das Übergangsgeld überbrückt einkommenslose Zeiten während der Teilnahme an einer Reha, wenn kein Anspruch mehr auf Entgeltfortzahlung besteht.
Mindestbeitrag zur Rente
Die Zahlung von Rentenversicherungsbeiträgen durch die Minijobkraft in Höhe von 3,6 % ist mit einem Mindestbeitrag versehen. Er beträgt 32,55 Euro. Er berechnet sich aus 15 % des Arbeitgeberanteils und dem Anteil der Minijobkraft in Höhe von 3,6 % auf Grundlage der festgelegten Mindestbeitragsbemessungsgrundlage von 175 Euro pro Monat.
Das heißt, dass eine Minijobkraft, die nur in einem geringen Umfang als Hilfskraft bei der Installation einer Wärmepumpe arbeitet, diesen Mindestbeitrag von 32,55 Euro zahlt, auch wenn sie nur 150 Euro im Monat verdient. Die Regelung des Mindestbeitrags gilt jedoch nicht ausnahmslos, sondern spart folgende Personengruppen aus:
Der Rentenversicherungsbeitrag berechnet sich in den genannten vier Fällen vom tatsächlichen Arbeitsentgelt. Eine Ausnahme besteht darin, dass Minijobkräfte, die ihre Beschäftigung vor dem 1. Januar 2013 aufgenommen haben und regelmäßig maximal 400 Euro monatlich verdienen, nicht verpflichtet sind, einen Eigenanteil zur gesetzlichen Rentenversicherung zu zahlen.
Betriebsprüfung
Arbeitgeber, die Minijobkräfte beschäftigt haben, werden auch geprüft. Eine Betriebsprüfung findet mindestens alle vier Jahre statt. Ziel ist es, die korrekte Beitragszahlung zur Sozialversicherung sicherzustellen. Aber auch die Umlagen U1 und U2 sowie die Insolvenzgeldumlage sind Bestandteil der Betriebsprüfung. Bei der Prüfung werden ferner die notwendigen Angaben zur Berechnung der Unfallversicherungsbeiträge geprüft. Aufgrund besonderer Anlässe kann auch eine unverzügliche Ad-hoc-Prüfung im Unternehmen erfolgen. Dies kann dann der Fall sein, wenn zum Beispiel die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens oder eine nicht saisonbedingte Betriebsschließung erfolgt.
Eine Betriebsprüfung wird angekündigt. Nach der Abstimmung des Prüftermins erfolgt eine schriftliche Prüfankündigung. Dabei wird angegeben, welche Unterlagen der Betriebsprüfer für die Prüfung benötigt. Die Prüfung muss nicht im SHK-Handwerksunternehmen, sondern kann auch beim Steuerberater erfolgen. Im Rahmen des Verfahrens der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung besteht seit 2023 die Pflicht, die notwendigen Daten elektronisch zur Verfügung zu stellen. Eine Befreiung ist nur für die Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2026 mit einem formlosen Antrag beim zuständigen Rentenversicherungsträger möglich.
Unterlagen und Schlussbesprechung
Folgende Unterlagen sollten für die Betriebsprüfung bereitgehalten werden:
Die Betriebsprüfung endet mit einer Schlussbesprechung. Dabei thematisiert der Betriebsprüfer die relevanten Sachverhalte der laufenden Prüfung. Das SHK-Handwerksunternehmen hat die Möglichkeit, sich direkt in der Schlussbesprechung oder danach schriftlich zur Prüfung zu äußern.
Innerhalb von zwei Monaten erhält der Arbeitgeber eine schriftliche Mitteilung über die Prüfergebnisse. Der zuständige Unfallversicherungsträger wird auch über die für ihn relevanten Prüfergebnisse informiert. Die Folgen beziehungsweise das Ergebnis der Betriebsprüfung können eine Nachzahlung oder eine Erstattung fehlender Beiträge und Umlagen sein.
Fazit
Die Anmeldung einer Minijobkraft, die laufende Verwaltung der Beschäftigung, die Herausforderungen des vielfältigen Formularwesens und die Datenübertragung im Kontext des SV-Meldeportals sind nicht trivial. Vor allem dann nicht, wenn sich das SHK-Handwerksunternehmen nicht ständig mit diesem Thema befasst. Um den Umgang mit gewerblichen Minijobs professionell bewältigen und die Betriebsprüfung mit Erfolg bestehen zu können, bedarf es vertiefender Kenntnisse durch Weiterbildung nicht nur zu diesen Themen, sondern auch zum Arbeitsrecht und zur Rentenversicherungspflicht.
- Die Anmeldung einer Minijobkraft erfolgt über das SV-Meldeportal (kostenpflichtig). Voraussetzung dafür ist eine Betriebsnummer von der Agentur für Arbeit sowie eine Unternehmensnummer von der zuständigen Berufsgenossenschaft.
- Bei gewerblichen Minijobs trägt der Arbeitgeber die Hauptlast der Abgaben mit in der Regel 31,47 % des Minijobverdienstes.
- Die Verdienstobergrenze liegt aktuell bei 603 Euro im Monat und wird automatisch an den gesetzlichen Mindestlohn angepasst. Die Obergrenze entfällt bei kurzfristiger Beschäftigung, dafür ist diese auf maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage pro Jahr begrenzt.
- Der Beitragsnachweis muss spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstages des Monats vorliegen. Die Beitragszahlung muss spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats bei der Minijob-Zentrale eingehen.
- Die arbeitsrechtlichen Regelungen für Minijobkräfte zu Urlaubsanspruch, Kündigungsschutz oder Mindestlohn entsprechen weitgehend denen von Vollzeitbeschäftigten.
- Gewerbliche Minijobs mit Verdienstobergrenze sind grundsätzlich rentenversicherungspflichtig. Arbeitgeber tragen einen Rentenbeitrag von 15 %, Minijobkräfte können sich auf Antrag von der Zahlung ihres Eigenanteils in Höhe von 3,6 % befreien lassen.
- Eine Betriebsprüfung zur Kontrolle der korrekten Beitragszahlung findet mindestens alle vier Jahre statt. Seit 2023 besteht die Pflicht, die notwendigen Daten elektronisch zur Verfügung zu stellen.
