Mit Dokumentations-Apps auf der sicheren Seite sein

Die herkömmliche Dokumentation der korrekten Ausführung von Montagearbeiten und anderen Tätigkeiten oder des Montage- und Baufortschritts, von Mängeln, Schäden oder Behinderungen ist auch aus rechtlichen Gründen sinnvoll, aber zeitaufwendig. Ebenso arbeitsintensiv ist das Führen von Bautagesberichten. Vor-Ort-Daten müssen schriftlich notiert und anhand von Fotos dokumentiert werden, die Dokumentationen und Berichte werden dann später im Büro mit Office-Programmen erstellt und an Projektbeteiligte verschickt. Kopien werden in Ordnern abgelegt und zu Erledigendes auf Wiedervorlage gelegt. Mit speziellen Baudokumentations-Apps lassen sich diese Prozesse vereinfachen und digitalisieren, Arbeitsabläufe optimieren und Medienbrüche vermeiden.

Fotobasiert und digital dokumentieren

Mit dem Smartphone oder Tablet und einer App werden die Vor-Ort-Informationen per Foto und Textkommentar digital erfasst und sofort Projekten, Aufträgen und Beteiligten zugeordnet. Das erübrigt das nachträgliche Eintippen, Sortieren, Verorten und Zuordnen manuell notierter Daten im Büro. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen, Textbausteine oder eine optionale Spracheingabe beschleunigen die Datenerfassung und sorgen dafür, dass man Wichtiges nicht vergisst.

Da bei der Bautagesbericht-Erstellung oder Mängelverfolgung auch Rechtliches und Fristen zu beachten sind, unterstützt die Software das Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder die Fristenverfolgung. Neben Fotos lassen sich auch Pläne oder Dokumente einbinden, teilweise auch Sprachnotizen oder Videosequenzen. Abbildungen können in ihrer Größe, Helligkeit oder im Ausschnitt etc. verändert und mit Hinweispfeilen, Maßen oder Bildkommentaren ergänzt werden. Wertet die App GPS-Daten der mobilen Hardware aus, lassen sich Fotos auch geografisch verorten. So lässt sich zuordnen, was an welcher Baustelle wo fotografiert wurde. Aus den erfassten Daten lassen sich Bautagesberichte, Protokolle oder Mängelberichte im Firmenlayout generieren und per E-Mail versenden.

Was können Baudoku-Apps?

Damit Aktivitäten, Abläufe, Bau- oder Montagearbeiten auf der Baustelle oder an gebäudetechnischen Anlagen später gegebenenfalls rechtsverbindlich nachvollzogen werden können, sollten wesentliche Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten sowie die jeweiligen Bedingungen möglichst vor Ort dokumentiert werden. Erfasst werden unter anderem Wetterdaten, anwesende (Sub-)Unternehmen, ausgeführte Arbeiten, Materialeingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge, Änderungen, Besprechungs- und Prüfungsergebnisse oder Aufmaße, Messwerte, besondere Vorkommnisse, persönliche Notizen und anderes mehr. Daraus entstehen digitale Dokumentationen, die bei Störungen des Montageablaufs oder Anlagenbetriebs, bei strittigen Fragen, Nachtragsforderungen oder bei der Ursachenforschung für Schäden, Mängel oder Terminverzögerungen wichtige Hinweise liefern können.

Die Dokumentationen können auch für Nachweise bei der Rechnungsstellung, für die Projektdokumentation, für spätere Wartungs-, Umbau- und Erweiterungsmaßnahmen oder für die Bewirtschaftung verwendet werden. Darin enthaltene Informationen zu verwendeten Materialien, Produkten oder Planungsänderungen sind dann sehr wertvoll. Cloudbasierte Doku-Apps bieten die Möglichkeit, vor Ort erfasste Daten direkt auf einem plattform-, zeit- und ortsunabhängig zugänglichen Webserver abzulegen. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte können damit für sie relevante und freigegebene Berichte jederzeit online einsehen, sich über den Projektstand informieren und eigene Informationen beisteuern, was Abläufe erheblich verkürzt. Über eine Benutzer- und Rechteverwaltung kann der Administrator bestimmen, wer welche Anzeige-/Bearbeitungs- und Upload-/Downloadrechte erhält. Werden die Daten statistisch ausgewertet, können Fragen, beispielsweise zur Dauer einer Mängelbehebung oder zur Mängelanfälligkeit von Bauteilen oder Leistungen, beantwortet werden.

Was bietet der Markt?

Inzwischen gibt es zahlreiche mobile Dokumentationslösungen. Da jede ihre Schwerpunkte hat, sollte man sich vorher überlegen, welche Funktionen man braucht. Manche Apps legen den Fokus auf die Erstellung von Bautagesberichten, andere auf die Mängelerfassung und Verwaltung. Einige Apps verfügen über eine integrierte Messenger-­Funktion und ermöglichen damit eine einfache und dokumentierte Kommunikation mit den Vor-Ort-Mitarbeitern oder mit Projektbeteiligten. Andere Apps können auch Kunden, Aufträge und Ressourcen verwalten oder Mitarbeiterzeiten erfassen und anderes mehr.

Die Softwarekonzepte sind unterschiedlich: Kaufprogramme bestehen aus einer lokal installierten PC-Software und einer Kombination mit einer mobilen Android- oder iOS-App für die Vor-Ort-Erfassung, was eine Synchronisation der Mobildaten mit den Daten des lokalen Büro-PCs/Servers voraussetzt. Cloud- respektive SaaS-­Lösungen (Software as a Service), die als Web-App im Webbrowser laufen, sind plattformunab­hängig und müssen weder aktualisiert werden noch müssen die Daten synchronisiert werden. Dafür werden monatliche Nutzungsgebühren fällig und es sind Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen zu beachten.

Alle Apps sind kostenpflichtig, einige in der Basisversion kostenfrei. Die Preise für Kaufprogramme reichen von ca. 250 bis 2000 Euro und mehr pro Lizenz und ca. 20 bis 100 Euro pro Benutzer und Monat und mehr für SaaS-Lösungen, je nach Leistungsumfang. Hinzu kommen gegebenenfalls einmalige oder laufende Zusatzkosten für Wartungsverträge (Kaufsoftware) respektive die Einrichtung oder Servernutzung (Mietsoftware).

Worauf sollte man achten?

Keine Dokumentations-App kann alles. So können nicht alle Apps Fotos im Plan verorten oder zwischen Planungs-, Material- und Ausführungsfehlern unterscheiden. Auch die Erfassungsmasken lassen sich nicht bei allen Programmen modifizieren, um das Programm flexibel an individuelle Aufgaben anzupassen – etwa an das Wartungsmanagement gebäudetechnischer Anlagen. Entscheidend ist auch, welche Funktionen und Automatismen die Software für die Verwaltung und Auswertung der vor Ort erfassten Daten bietet. Auch hier sollte die Software flexibel sein, damit man sie für die eigenen, individuellen Anforderungen anpassen kann.

Ferner sind nicht alle Apps in der Lage, Mess­daten – etwa von Laser-Distanzmessgeräten – per Bluetooth-Funkstandard zu importieren. Auch eine Spracheingabe, bei der Sprachnotizen über Onlinedienste wie Google Docs etc. bei vorhandener Mobilfunkverbindung direkt in Text umgewandelt werden, bieten nur einige Programme. Entscheidend ist aber, welche Funktionen sie für die an die Vor-Ort-Erfassung anschließenden Arbeitsschritte (Weiterbearbeitung, Verwaltung, Versand, Auswertung) bieten. Sind Schnittstellen zu ERP-Branchenprogrammen vorhanden, lassen sich Bau-/Montageabläufe und die Auftragsbearbeitung besser koordinieren und damit weitere Rationalisierungseffekte erzielen.

Wichtig bei mobilen App- oder Cloudlösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, beispielsweise bei schlechtem Mobilfunkempfang im Keller-Technikraum oder in der Tiefgarage. Wer Büro- und Projektdaten nicht auf externen Servern speichern will, sollte den App-Anbieter nach der Möglichkeit einer lokalen Datenhaltung fragen. Per Auftragsdatenverarbeitungsvertrag sollte man alternativ vereinbaren, dass Anwenderdaten konform mit der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) verwendet werden.

Bild: Skillsoftware

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Bild: Weise Software

Bild: Weka Bausoftware

Bild: PlanRadar

Autor

Marian Behaneck
ist Fachautor zahlreicher Publikationen zu Hardware, Software und IT im Baubereich.

Bild: Behaneck

Mobile Technik

Baudoku-Apps nutzen die Vorteile intuitiv bedienbarer Smartphones oder Tablet-PCs sowie das Cloud-­Computing. Die unter den mobilen Betriebssystemen ­Android oder iOS laufenden nativen Apps oder Web-Apps lassen sich einfach per Fingergesten bedienen. Vor-Ort-Zustände werden über die integrierte Fotofunktion dokumentiert und über die Tastatur oder per Sprachaufzeichnung, wie zum Beispiel Google Docs, kommentiert. Ob sich Smartphones oder die größeren Tablets besser eignen, sollte jeder für sich entscheiden. Wichtig ist eine gute, hochauflösende Digitalkamera (ab 12 Mega­pixel). Auch die Display-Helligkeit ist insbesondere bei Dokumentationen im Freien wichtig. Die Hardware sollte außerdem baustellentauglich sein oder durch eine Zusatzausstattung (Gummiarmierung, Gehäusehülle etc.) robust gemacht werden. Bewährt haben sich spezielle Rugged Smartphones und Tablets mit robustem Gehäuse. Weitere Produkte und Anbieter (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) sind:
BauButler (www.baubutler.de), BauMaster (www.­bau-master.com), BauProCheck Mängelverfolgung (www.bauprocheck.de), Capmo (www.capmo.com), docma MM (www.edr-projekt.com), ed Controls ­(www.­edcontrols.com), mms (www.maengelmanagement-software.de), mobiPlan (www.eyeled.de), onlineBauabnahme (www.openexperience.de), ­Pro-Report (www.pro-plan.de), Projektdocu
(www.projectdocu.com), QManager (www.qmanager.de), RIB site (www.rib-­software.com).

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