Axel Nessmann hatte irgendwann genug. In seinem SHK-Unternehmen sollte sich etwas ändern. Die traditionelle, handschriftliche Dokumentation der Arbeitszeiten mit Stundenzetteln machte aus seiner Sicht keinen Sinn mehr: „Sie haben eine verzögerte Begleitkalkulation von Projekten, einen erhöhten Verwaltungsaufwand in der Entgeltberechnung und Fehleranfälligkeit bei der manuellen Dokumentation und Datenübertragung.“ Das alte Prozedere war kompliziert und aufwendig: Jeder der 40 Monteure schrieb bislang einen Wochenbericht über seine Tätigkeiten und gab diesen am Montagmorgen der Folgewoche für die Lohnabrechnung im Büro ab. Dann kontrollierte der Projektleiter die dort aufgeschriebenen Stunden und Zuordnungen zu den einzelnen Baustellen und Projekten und bestätigt diese – oder korrigierte sie handschriftlich. „Im Servicebereich konnte diese Kontrolle aber nur erfolgen, wenn die einzelnen Aufträge zeitgleich zum Wochenbericht vorlagen“, erklärt der Unternehmer. Nicht selten seien die maßgeblichen Informationen erst mit einigem Verzug verfügbar gewesen.
Wie im Blindflug
Kompliziert wurde der Ablauf, wenn ein Monteur für mehrere Projektleiter arbeitete. Dann durchlief sein Wochenbericht mehrere Prüfinstanzen in Folge. Das Resultat: eine weitere Verzögerung der Abrechnungen. Aussagen zum wirtschaftlichen Status eines Projektes konnten außerhalb der Lohnabrechnung erst nach aufwendiger händischer Recherche gemacht werden. „Ich war unseren Kunden gegenüber zeitweise nur bedingt aussagefähig“, sagt Nessmann, „das war wie ein Blindflug und eine auf die Dauer nicht tragbare Situation.“ Hatten die Wochenberichte endlich sämtliche Prüfinstanzen durchlaufen, wurden sie in der Handwerkssoftware PDS erfasst. Im Baustellengeschäft erfolgte die Übernahme in die Finanzbuchhaltung einmal monatlich zur Lohnabrechnung. „Zum Monatsende kam dann regelmäßig Stress auf, denn wir mussten ja alle Belege beisammen haben, um eine Lohnabrechnung fahren zu können“, verdeutlicht Nessmann. „Ich hatte nur einmal im Monat einen kompletten Status.“
Das hat sich mit der Einführung des mobilen Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystems der virtic GmbH aus Dortmund geändert. Bei der webbasierten Software-as-a-Service-Lösung funktioniert die Zeiterfassung leicht: Über ein intuitiv zu bedienendes Menü auf dem Dienst-Smartphone buchen die Mitarbeiter Positionen wie Arbeitsbeginn oder Pausen. Die Daten werden sofort auf die virtic-Server übertragen, sodass Mitarbeiter in der Zentrale sie unverzüglich nutzen und weiterverarbeiten können. Das System berechnet alle anfallenden Zulagen, Zuschläge und Pauschalen automatisiert auf Basis der Arbeitszeitbuchungen und liefert die zur Lohnabrechnung erforderlichen Buchungssätze. „Da virtic eine Schnittstelle zu PDS besitzt, kann ich die in virtic erfassten Stunden eins zu eins übernehmen und dort die vorhandenen Lohnarten und alles, was bereits angelegt ist, weiter nutzen“, erklärt Nessmann. Unterschiedliche Tarife werden automatisch von virtic in das PDS-Programm übernommen. Nach Überführung der von virtic erfassten Zeiten kann das Unternehmen nun wie gewohnt eine Lohnabrechnung mit der Handwerkersoftware fahren.
Viele Lösungen sind unflexibel
Vor der Einführung wurde das System den Mitarbeitern vorgestellt. „Dann haben wir die Theorie einem Praxistest unterzogen“, sagt Nessmann. Es wurde eine Projektgruppe aus Monteuren der einzelnen Leistungsbereiche gebildet, die das System in einer Pilotphase anwendeten. „Dabei wurde festgestellt, dass wir eine Reihe zusätzlicher Buchungsoptionen brauchen, um unseren spezifischen Betriebsalltag detailliert abbilden zu können“, so Nessmann. Diese wurden von virtic umgesetzt und eingerichtet. Ein einfaches Beispiel betraf einen Servicemonteur, dessen erster Schritt im Tagesablauf nicht die Fahrt zum Kunden, sondern die Arbeitsvorbereitung im Lager ist. Folglich erhielt der Kollege eine zusätzliche Buchungsoption „Lager“. „Diesen Schritt haben nur der eine Monteur und sein Vertreter innerhalb ihrer Tätigkeitsliste“, sagt Nessmann.
Diese Flexibilität betrachtet Michael Stausberg, Geschäftsführer des Systemanbieters virtic, als Voraussetzung für nachhaltigen Erfolg: „Eine mobile Zeitwirtschaftslösung muss modular aufgebaut sein, um die erforderliche Anpassungsfähigkeit an individuelle Kundenbedürfnisse zu erfüllen. Der Kleinbetrieb mit 50 Angestellten hat andere Anforderungen als das Großunternehmen mit 500 Leuten im Außendienst.“
Mehr als Handy statt Stundenzettel
Das Dortmunder Unternehmen virtic ist seit über zehn Jahren am Markt und begreift die Anpassung an die individuellen Kundenbedürfnisse als wichtigsten Mehrwert. So werden laut Stausberg auch heute noch die Dinge nachgefragt, die damals wichtig waren: Abrechnungsgenauigkeit auf die Minute, Manipulationssicherheit durch die automatischen Plausibilitätsprüfungen und Vermeidung bzw. Minimierung der Nachbereitung im Büro.
Es wäre jedoch falsch, die Zeitwirtschaftslösung virtic nur auf das Thema „Handy statt Stundenzettel“ zu reduzieren. Inzwischen verfügt das System über zahlreiche Funktionen, die weit über die reine Arbeitszeiterfassung hinausgehen und eine deutliche Vereinfachung der Workflows ermöglichen. Bestes Beispiel ist die Erfassung der Einsatzzeiten der Arbeitsgeräte, die Nessmann künftig ebenfalls über virtic abbilden will. Hier gibt es einerseits einem Monteur fest zugeordnetes Werkzeug und andererseits Werkzeuge, die zentral im Lager verwaltet werden, um dann bei Bedarf an einen Mitarbeiter herausgegeben zu werden. Da Werkzeuge, die auf einer Baustelle benötigt werden, aber auch schon mal auf dem kleinen Dienstweg an Monteure weitergegeben werden, hält die Aktenlage nicht immer mit der Realität Schritt. Auch dies soll künftig durch eine Erweiterung der virtic-Zeitwirtschaft, die auf einem chipgestützten RFID-System basiert, gewährleistet werden.
Manuelle Recherche war gestern
Dank des Monitorings werden zudem die Prozesse im Unternehmen transparenter gemacht, Grauzonen aufgedeckt und Gemeinkosten reduziert: „Wie schaffe ich es, Fahrtzeiten zu minimieren? Wie sorge ich dafür, dass genügend Material vor Ort ist, sodass keine überflüssigen Fahrten zum Großhandel anfallen“, zählt Nessmann auf. „Im Servicebereich fährt ein Monteur in der Summe bis zu zweieinhalb Stunden zwischen den Einsatzorten, virtic macht dies sofort sichtbar.“ Diese unproduktiven Zeiten seien nicht immer vermeidbar, ließen sich aber dank der neu gewonnenen Transparenz und durch bessere Organisation deutlich verringern.
Nach der Einführung des Systems zieht Nessmann ein positives Fazit: „Wir können am Ende eines Arbeitstages den Tag komplett abarbeiten. Eine solche Datenlage hatte ich bisher nach manueller Recherche erst in der Folgewoche und in der gesamten EDV erst im Folgemonat.“ Jetzt hingegen reichen schon wenige Mausklicks und Nessmann hat sofort den Überblick. Weitere Infos zu den mobilen Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystemen von virtic gibt es unter
Monteure bekommen neue Daten unmittelbar auf ihr Handy geschickt.
Über ein intuitiv zu bedienendes Menü auf dem Dienst-Smartphone buchen die Mitarbeiter Positionen wie Arbeitsbeginn oder Pausen.