Es war Liebe auf den ersten Blick: Vom ersten Kontakt mit dem Anbieter openHandwerk.de an wollte der Geschäftsführer Jan-Dirk Haskamp aus Heiligenhafen in die Cloud. Und er wollte seine Prozesse im Betrieb und auf den Baustellen in den Griff bekommen. „Ich bin im Rahmen der Tech-Construction 2018 in Berlin auf openHandwerk gestoßen. Mich hat von Anfang an die intuitive und nicht überladene Umsetzung in der Cloud überzeugt. In meiner bisherigen Software befinden sich zahlreiche Funktionen, die das Programm unheimlich teuer machen, die ich bisher aber nie benutzt habe und die das Einarbeiten von neuen Mitarbeitern speziell im Büro erschweren. Darüber hinaus wollte ich meine Prozesse optimieren, da wir kaum neue, gute Leute am Markt finden. Hierfür gab es bisher keine Lösung, die mich effizienter macht“, sagt Jan-Dirk Haskamp.
Anfangs Cloudsoftware und klassische Branchenlösung
Anfangs wurde openHandwerk als Prozess-Software in der Cloud vor die On-Premise-Branchenlösung geschaltet. Aufträge und Angebote wurden in openHandwerk angelegt, dokumentiert, Zeiten auf Projekte gebucht, Mitarbeiter terminiert und die komplette Kommunikation über die Baustellen-App mit integriertem Messenger durchgeführt. Das Rechnungswesen verblieb zu Beginn bei der alten Handwerkersoftware in Festinstallation. Rechnungen und Angebote wurden in openHandwerk hochgeladen, um die Aufträge umfangreich zu dokumentieren.
GAEB, IDS-Connect & Datanorm
Die GAEB-Schnittstelle bei openHandwerk wird von der J.J. Schümann GmbH selten genutzt. Seitdem openHandwerk jedoch auch IDS-Connect und Datanorm in der Cloud umgesetzt hat, nutzt Jan-Dirk Haskamp die Software für seinen kompletten Betriebsablauf. Projektplanung, Dokumentation und Rechnungswesen laufen in einer Lösung in der Cloud ohne Datenbrüche.
„Mit IDS Connect und Datanorm hat openHandwerk den Sprung in eine andere Liga vollbracht! Die Software ersetzt jetzt unsere bisherige Ressourcenplanung, unsere Baustellendokumentation als auch das komplette Rechnungswesen. Zuvor waren wir mit vielen verschiedenen Apps und Programmen unterwegs. Das entfällt nun und auch unser bisheriger Server wird nicht mehr benötigt.
Bild: openHandwerk
E-Formuale und E-Signaturen auf der App
Auch hat die J.J. Schürmann GmbH sich individuelle E-Formulare mit E-Signaturen anfertigen lassen, um Papierrapports oder Begehungsprotokolle in Papierform abzuschaffen. Die Mitarbeiter sind Stand heute mit Smartphone und/oder Tablet unterwegs und erfassen die Baustellen über Fotos oder Formulare komplett papierlos. Ausgefüllte E-Formulare mit Kunden- und Monteurunterschrift landen im Dokumentenmanagement zum Auftrag.
Durch die IDS-Schnittstelle werden die verbauten Teile innerhalb des Arbeitsauftrages gleich vom Gesellen wieder bestellt und so auch als Einkaufsrechnung dem Auftrag zugeordnet. So kann auch der Lagerbestand klein gehalten werden und die bestellten Waren haben eine Zuordnung zu den Aufträgen.
Angebote und Rechnungen auf der App
Der nächste Entwicklungsschritt: Angebote und Rechnungen in der App zu schreiben. „Vor allem bei kleinen Instandhaltungsarbeiten ist das hilfreich. Mit der richtigen Vorbereitung ist die App auch bei größeren Bauprojekten eine große Hilfe. Alle Arbeiten, die aus einem Katalog zusammengestellt oder erfasst werden können.“ Jan-Dirk Haskamp ist der Meinung: „Es ist schön, eine Lösung zu haben, die offen ist und mir beide Wege ermöglicht. Diese Funktion ist die passende Ergänzung zur Bearbeitung von Serienaufträgen oder Wartungen, die wir über openHandwerk optimiert haben, sodass wir immer alle nötigen Listen und Unterlagen mitführen.“
Weitere Zusammenarbeit
Darüber hinaus plant Jan-Dirk Haskamp auch ein Netzwerk, „Die BadGinis“, aufzubauen, um mit openHandwerk die Synergien der einzelnen Gewerke mehr zu nutzen. Viele kleine Handwerksfirmen unter einem Dach, die gemeinsam einkaufen und verkaufen. So bekommen Kunden alles, was sie brauchen, von mehreren Firmen, aber haben nur einen Ort, wo sie alles bekommen. „Für die kleinen Firmen schafft das gemeinsame Auftreten eine größere Kundenresonanz und gemeinsam kann man sich eine Ausstellung leisten, was gerade für kleine Betriebe überhaupt nicht möglich ist. Über den gemeinsamen Einkauf bekommt man wiederum bessere Preise.“
Das Vorgehen hat einen einfach zu benennenden Grund: „Netzwerke und Plattformen sind im Kommen. Auch das Handwerk kann sich dagegen nicht verschließen. Es wäre nur schön, wenn echte Handwerker für Handwerker diese Netzwerke umsetzen. Wir planen zum Jahresende das erste Netzwerk für Ostholstein in Heiligenhafen zu gründen. Bauen aber auch gerne in anderen Gebieten Netzwerke auf, so wie es mehrere Firmen gibt, die es sich bereits vorstellen können, gemeinsam den Markt zu rocken. Diese können sich gerne melden. Es freut uns, bereits heute die Zusage von openHandwerk als Softwarepartner zu haben, um die Grundlage des Netzwerkens umsetzen zu können“, sagt Jan-Dirk Haskamp.
Bild: openHandwerk
Bild: openHandwerk
Info
Projektplanung, Dokumentation und Rechnungswesen
Digitalisierung fängt bei den internen Prozessen an. Demnach ist openHandwerk eine „Software as a Service“-Lösung in der Cloud, die Unternehmen bei Prozessen im Büro und auf der Baustelle unterstützt. Sie bildet alle Arbeitsabläufe in einer Lösung ab – von der Auftragsverwaltung, Zeiterfassung, Mitarbeiterdisposition, -kommunikation bis hin zur Baustellendokumentation und zum kompletten Rechnungswesen. Darüber hinaus können über Customizing auch bereits bestehende Prozesse in der Software digital abgebildet werden.
Aktuell beherrschen zwei Themen größtenteils den Baumittelstand: zu viele Aufträge in der Bauwirtschaft und weiter anhaltendender Mangel an Fachpersonal. Genau hier unterstützt openHandwerk: Für Geschäftsführer oder Gesellschafter gibt openHandwerk einen schnellen Überblick über die Auslastung im Unternehmen, da Aufträge in einen Status runtergebrochen werden und man einen einfachen Überblick hat, welche Aufträge aktuell eskalieren. Es nimmt somit Unternehmern das Risiko bzw. weist auf Risiken hin. Für das Büro unterstützt die Software bei der Auftragsverwaltung, Mitarbeiterdisposition und Kalkulation. Darüber hinaus befreit die Software von wiederkehrenden Aufgaben und unterstützt bei der Kommunikation mit Auftraggebern. Der Vorarbeiter oder Bauleiter nutzt openHandwerk auf der Baustelle, um die Arbeiten zu koordinieren, hat Einblick in die Aufträge und auszuführenden Arbeiten. Die Mitarbeiter auf der Baustelle nutzen openHandwerk für ihre Zeiterfassung als auch für die Dokumentation ihrer Arbeiten.
Mit openHandwerk lassen sich kleinere Instandhaltungsmaßnahmen als auch Bauprojekte abbilden und managen. Auch das Verknüpfen von mehreren Gewerken oder das Einbinden von Nachunternehmern ist möglich. Über Schnittstellen ist die Anbindung von weiteren Apps, Microservices oder Softwarelösungen möglich, womit sich openHandwerk zur Multicloud für Handwerk und Bau entwickelt.