Was früher anhand von handgeschriebenen Listen nur schwer und unvollständig nachvollziehbar war, beantworten digitale Systeme zur Arbeits- oder Betriebsmittelverwaltung, auch Tool-Tracker oder Werkzeugmanager genannt, in Sekundenschnelle. Verfügbarkeiten, Ausgabestandorte oder Entleiher lassen sich ebenso schnell abfragen wie Gerätedaten, Wartungstermine oder Akkuladestände. Diverse Anbieter, darunter auch Werkzeughersteller, offerieren inzwischen unterschiedliche Lösungen für die digitale Arbeitsmittelverwaltung. Wie sich die Programme in der Technik, den Möglichkeiten oder den Kosten unterscheiden, zeigt dieser Produktvergleich.
Was sind Tool-Tracker?
Der Werkzeug- und Maschinenpark wird größer und teurer. Deshalb werden Aspekte wie Verfügbarkeit, optimale Nutzung und einfache Verwaltung betriebswirtschaftlich immer wichtiger. Arbeitsmittel, die nicht verfügbar sind, weil sie defekt sind, auf der Baustelle vergessen, verschlampt oder gestohlen wurden, kosten Geld. Digitale Betriebsmittelverwalter unterstützen Verantwortliche dabei, die Werkzeug- und Maschinenressourcen eines Unternehmens optimal zu nutzen, die Produktivität durch eine bessere Verfügbarkeit zu steigern und nicht zuletzt Diebstähle zu unterbinden. Dadurch amortisiert sich die Investition in entsprechende Systeme für Unternehmen ab etwa zehn Mitarbeitern, respektive ab etwa 50 Werkzeugen, bereits nach wenigen Wochen.
Per Android- oder iOS-App hat man wichtige Informationen auch unterwegs immer griffbereit und weiß exakt, wo sich was befindet und wann es verfügbar ist. Die Funktionsweise ist ähnlich: Zunächst wird die eigene Betriebsmittel-Organisationsstruktur in das System eingegeben: Werkzeuge, Lagerorte, Baustellen, Mitarbeiter. Auf alle zu verwaltenden Werkzeuge, Geräte, Maschinen, Werkzeugkoffer etc. wird anschließend zur Identifikation jeweils ein Code, Transponder oder Tag aufgebracht. Danach wird es über ein spezielles Lesegerät oder eine Smartphone-App erfasst und den entsprechenden Arbeitsmitteln mit ihren technischen Daten, Lagerorten, Mitarbeitern, Baustellen etc. zugeordnet.
Tool-Tracker von Werkzeugherstellern haben den Vorteil, dass die ansonsten manuell einzugebenden Gerätedaten aktueller Modelle bereits im System hinterlegt sind. Einige Systeme ermöglichen neben der digitalen Arbeitsmittelverwaltung auch das Management des Fuhrparks (z. B. Hit Tracking, Timly Inventarverwaltung, Würth Orsy).
Bild: Bosch
Wie funktionieren die Varianten?
Systeme für die Verwaltung von Betriebsmitteln bestehen aus drei Komponenten: aus dem auf das Werkzeug befestigten oder im Werkzeug eingebauten Identifikations- respektive Tracking-Modul, einer Verwaltungssoftware (meist als Cloudlösung, seltener PC-basierend) sowie einer mobilen nativen oder Web-App für Smartphone oder Tablet. Damit kann man den aktuellen Status der Geräte plattformübergreifend, jederzeit und von überall online abfragen.
Bei der Identifikation, Erfassung und Ortung der Arbeitsmittel gibt es Unterschiede. So stehen für die Arbeitsmittelerfassung verschiedene Technologien zur Verfügung: Neben Barcodes und QR-Codes kommen RFID (Radio Frequency Identification), NFC (Near Field Communication) und Bluetooth-Transponder oder -Tags in der Stromsparversion BLE (Bluetooth Low Energy) teilweise auch GPS-Tracker (Global Positioning System) zum Einsatz, manchmal auch parallel. Jedes System hat seine Vor- und Nachteile im Hinblick auf die Größe, den Energiebedarf, den Leseabstand, die Reichweite und Ortungsmöglichkeit sowie den Preis pro Arbeitsmittel.
Smartphones und Tablets mit installierter App lesen die Code-, Transponder- oder Tag-Daten und senden sie an einen Server in der Cloud, inklusive der Zeit-, Benutzer- sowie den letzten Standortdaten des Arbeitsmittels. Mit der meist cloudbasierten Verwaltungssoftware können Bestandsmanager alle Arbeitsmittel verwalten, Arbeitseinsätze planen und Infos abrufen – etwa wann die nächsten Wartungstermine, Qualitätsprüfungen, Sicherheitschecks, Funktionstests oder Kalibrierungen anstehen. Teilweise lassen sich auch Fehlermeldungen auslesen, Werkzeuge für definierte Anwendungsfälle voreinstellen (z. B. Drehmoment, Drehzahl etc.) und Akkus aktivieren oder deaktivieren. Autorisierte Mitarbeiter können ausgewählte Infos mit einer mobilen App zeit-, orts- und plattformunabhängig abrufen. Fällt während des Baustelleneinsatzes ein Gerät aus, genügt eine Meldung per App und der Bestandsmanager kann sich um Reparatur und Ersatz kümmern.
Neben eigenen Arbeitsmitteln werden auch die von Kollegen angezeigt, sodass kurzfristig benötigte Geräte untereinander ausgeliehen werden können. Ist ein Arbeitsmittel nicht auffindbar, lässt es sich über den zuletzt aufgezeichneten Standort lokalisieren. Dabei wird die aktuelle GPS-Position des für den letzten Ausgabevorgang verwendeten Smartphones oder Tablets angezeigt. Die Arbeitsmittel selbst lassen sich bis auf 30 m lokalisieren, wenn sie mit einem Bluetooth-Tag ausgestattet sind. Die aktuelle Position besonders teurer Werkzeuge lässt sich am besten per GPS-Tracker orten. Diese Funktion bieten aber nur wenige Anbieter (z. B. GeoCapture oder Coeln Concept).
Bild: Coeln Concept
Wie unterscheiden sich die Systeme?
Alle Systeme versprechen, die Produktivität im Arbeitsablauf zu steigern, den Werkzeugschwund zu reduzieren und teilweise auch die Inventur zu erleichtern. Neben bekannten Werkzeugherstellern wie Bosch, Hilti, Milwaukee oder Würth gibt es auch Lösungen von Soft- oder Hardwareanbietern wie IdentPro, Timly Software und anderen. Das System UnTouch des Softwareherstellers Coeln Concept ist für Mitgliedsunternehmen des ZVSHK als ZVTool zu einem Vorzugspreis erhältlich. Alle Systeme nutzen die Popularität und Verbreitung von Smartphones und Tablets auf der Baustelle und die Möglichkeiten der Vernetzung über das mobile Internet.
Wer seine Betriebsmitteldaten nicht in der Cloud speichern möchte, kann auch auf nicht cloudbasierte Lösungen zurückgreifen, beispielsweise auf „Tool Tracker.net“ (www.etiscan.de). Dafür muss eine lokale Verwaltungssoftware auf dem Büro-PC installiert werden. Mobil erfasste Daten werden dann mit dem Bürorechner abgeglichen, sobald eine WLAN-Verbindung vorhanden ist. Betriebsmittel-Verwaltungssysteme werden auch als Servicepaket angeboten, etwa von Würth. Es beinhaltet eine kostenlose Reparatur, Tauschakkus, im Reparaturfall kostenlose Leihmaschinen und Mietmaschinen zur Abdeckung von Bedarfsspitzen.
Starter- oder Basispakete webbasierter Betriebsmittel-Verwaltungssysteme kosten ab 80 Euro (Hardware). Die App-Software ist meist kostenfrei. Zu den einmaligen Investitionen kommen laufende monatliche Kosten für den Cloudservice von 20 bis 30 Euro sowie gegebenenfalls Kosten für weitere Transponder/Tags oder Zusatzleistungen hinzu. Achten sollte man auch darauf, welche Hardware zur Identifikation/Erfassung erforderlich ist, welche Funktionen man tatsächlich braucht und ob die Anzahl der zu verwaltenden Betriebsmittel begrenzt ist. Über direkte Schnittstellen zu Buchhaltungs-, ERP-, PPS-Software etc., um beispielsweise Geräte und Maschinen leistungs- bzw. projektbezogen abrechnen oder in die betriebliche Auftragsplanung einbinden zu können, verfügen nur wenige Lösungen.
Lexikon Identifikation und Tracking
Für die Identifikation respektive das Tracking von Arbeitsmitteln werden derzeit verschiedene Technologien angeboten:
Barcode/QR-Code: ist maschinenlesbar, sehr preiswert und kommt ohne Elektronik aus, kann aber nur aus kurzer Entfernung gelesen werden, ist nicht fälschungssicher und schmutzempfindlich.
RFID (Radio Frequency Identification): besteht aus einem Sender-Empfänger-System, das Informationen elektromagnetisch überträgt. Der Sender (Transponder oder Tag) ist klein, preiswert und benötigt keinen Strom, dafür aber spezielle Lesegeräte.
NFC (Near-Field Communication): basiert auf der RFID-Technik. NFC-Tags sind ebenfalls klein, preiswert und brauchen keine Stromversorgung. Für das Auslesen aus unmittelbarer Nähe (max. 10 cm) ist ein aktuelles, NFC-fähiges Smartphone nötig.
BLE (Bluetooth Low Energy): ist die Stromsparversion der Bluetooth-Mobilfunktechnik, wird praktisch von allen mobilen Endgeräten unterstützt und kann auf bis zu 30 m identifiziert werden. Allerdings sind BLE-Tags nicht billig und benötigen Strom.
GPS (Global Positioning System): ermöglicht per GPS-Ortungssystem die Live-Ortung und den Diebstahlschutz von Arbeitsmitteln. GPS-Tracker sind allerdings groß, teuer, benötigen Strom und eine SIM-Karte, was laufende Zusatzkosten verursacht.
Weitere Lösungen und Anbieter
Hit Tracking (www.hit-tracking.com), PDS Geräte- und Werkzeugverwaltung (www.pds.de), Tool Connect (www.dewalt.de), ToolTrack (www.mycraftit.com); ohne Anspruch auf Vollständigkeit
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