Die Stappenbeck Heizung & Sanitär GmbH wird von Christian Stappenbeck in dritter Generation geführt. Der Installateur- und Heizungsbaumeister und Geschäftsführer des Unternehmens war schon häufig genervt von dem Problem mit den unterschiedlichen Planungsständen und -unterlagen auf der Baustelle: „Oft fehlten wichtige Informationen und auf der Baustelle musste improvisiert werden oder das Büro sollte Unterlagen per E-Mail nachreichen. Wenn bei einer Baubesprechung fünf Handwerker zusammenkamen, gab es meist drei verschiedene Planungsstände“, so Christian Stappenbeck.
Dokumente fest im Griff
Als Stappenbeck von der Entwicklung der sogenannten Digitalen Bauakte hörte, bot er sofort an, den Testlauf zu begleiten. Die Anwendung arbeitet mit der Software Labelwin aus dem Hause Label Software zusammen, die bereits seit zehn Jahren bei Stappenbeck im Einsatz ist. Die meisten Dokumente eines Projektes entstehen im Büro. Wobei mit Dokumenten beliebige Dateien wie Zeichnungen, PDFs, Word-Briefe, Excel-Tabellen, Fotos, Protokolle usw. gemeint sind. Diese Dokumente können nun einfach mit der Festlegung, wer darauf Zugriff haben soll, in die Digitale Bauakte geladen werden. Dabei kann jeder Berechtigte an den Dokumenten eine E-Mail bekommen, dass sich was getan hat.
Jeder Anwender kann zusätzlich, beispielsweise vom Smartphone, etwas in die Digitale Bauakte schieben. Ein Foto mit dem Handy schießen, eine Gesprächsnotiz oder Mängelliste diktieren, eine Skizze hochladen – alles geht unkompliziert von jedem Gerät aus. Damit im Büro sämtliche Informationen vorliegen, werden alle neuen Dokumente automatisch ins Büro transportiert und stehen dort im Projekt ebenfalls zur Verfügung.
Aktuelle Projektdaten parat
Gerald Bax, Geschäftsführer von Label Software, hat das Bedürfnis seiner Kunden, die wichtigsten Projektdaten immer parat zu haben, schon lange erkannt: „Zuerst haben wir versucht, eine digitale Bauakte mit der App ‚OneNote‘ zu realisieren. Gescheitert ist das aber dann an der Rechtevergabe, denn wer will schon seine internen Dokumentationen für alle öffentlich machen! In unserer Web-Anwendung können unsere Anwender nun für jedes Dokument festlegen, wer es sehen darf und wer nicht.“ Extrem wichtig sei ihm auch die einfache Benutzung gewesen, denn zur Einarbeitung habe keiner Zeit und Lust. Auch die Nutzung auf allen Geräten, egal ob Smartphone, Tablet, Laptop oder Bürocomputer, gehöre heute einfach zum Standard.
„Mit der Digitalen Bauakte ist uns ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung gelungen und wir sind stolz darauf, dass unsere Handwerksbetriebe nun alle Informationen zu einer Baustelle in der Hosentasche dabeihaben“, so Gerald Bax.
Zeitnahe Informationen
Auch Christian Stappenbeck äußert sich positiv über die Digitale Bauakte. „Damit kann ich schnell meine Mitarbeiter, die Subunternehmer und auch den Kunden selbst zeitnah mit Informationen versorgen.“ Wirklich toll sei zudem, dass er bei jedem Dokument exakt festlegen kann, wer es sehen darf. Weitere Infos zur Digitalen Bauakte unter
Info
Digitale Bauakte im Überblick
- Die Anwendung läuft im Browser und ist damit geräteunabhängig.
- In Labelwin werden die Projekte angelegt und dort für die Digitale Bauakte freigegeben.
- Die berechtigten Benutzer eines Projektes werden im Labelwin-System festgelegt.
- Die meisten im Web sichtbaren Dokumente werden von Labelwin aus ins Web kopiert, dabei wird festgelegt, ob sie für alle oder nur bestimmte Personen verfügbar sein sollen.
- Jeder Benutzer kann eigene Dokumente hochladen und für bestimmte Anwender freigeben.
- Alle im Web von außen dazugekommenen Dokumente wie Fotos und Notizen werden ins Labelwin-System geholt. Chat-Funktion: Mit einem Dokumententyp „Notiz“ kann jeder direkt im Web Notizen vornehmen. Diese Einträge können danach nicht verändert, aber es können Kommentare und weitere Einträge dazugeschrieben werden – wie bei einem Chat.
- Dokumente können zwar von jedem Berechtigten heruntergeladen werden, werden aber nach der Änderung nicht ersetzt, sondern können nur als weiteres Dokument hochgeladen werden.
- Das Löschen von Dokumenten oder ganzen Projekten im Web kann nur von „Labelwin“ aus erfolgen.
Mit der Digitalen Bauakte haben Handwerksbetriebe alle Informationen zu einer Baustelle stets griffbereit und immer mit dabei.